探す時間を減らす、案件フォルダとファイル名のルール
一年後の自分が探せる形にする
最新版がどれか分からない。送った画像が見つからない。この探し物は、一件あたり数分でも、月に直すとかなりの時間になります。
案件ごとに四つの入れ物を作り、名前には日付と版を入れます。覚えるのは、この二つだけです。
ここでは、複数の相手から同時に仕事を受けている状態を想定します。凝った仕組みは要りません。続けられる形にします。
案件の中を、四つに分ける
分け方を増やすと、どこに入れるか迷います。四つで足ります。
- 預かったもの。相手からもらったデータや資料。中身は書き換えない。
- 作業中のもの。自分が作っている途中のデータ。
- 渡したもの。実際に送った形のデータ。送った日ごとに入れる。
- やり取り。確認メモ、日程、作業記録などの文書。
「預かったもの」と「渡したもの」を分けておくと、あとで何が起きても、どこまでが自分の作業かを示せます。
預かったデータの扱いや保存できる期間は、相手との取り決めによって変わります。この記事では取り決めの内容を判断しません。相談のときに確かめる項目として書き出してください。
名前には、日付と版と中身を入れる
順番を決めておくと、並べ替えたときに時系列で並びます。日付を先頭にするのは、そのためです。なお、すでに作ってあるファイルの名前を変えたり場所を移したりすると、中で読み込んでいる画像や書体が見つからなくなることがあります。先に複製を取り、関連する素材はひとまとめのまま動かして、開けることを確かめてください。
ファイル名の付け方の記入例
20261105_メニュー表_案A_v1.pdf
20261105_メニュー表_案B_v1.pdf
20261112_メニュー表_案A_v2_文字修正.pdf
20261118_メニュー表_納品_v3.pdf
- 日付は年から書き、区切りを入れない。並べたときに順番になる。
- 中身の名前は、相手と自分が同じ呼び方をしているものにする。
- 版はv1から数え、送るたびに一つ増やす。
- 直した内容を短く足すと、あとで見分けやすい。
- 最新、新、最終などの言葉は使わない。あとから続きが出ると、どれが新しいか分からなくなる。
最終版のあとに最終版が来るのは、誰にでも起きます。版の数字だけを頼りにすれば、その混乱は起きません。
自分の案件で決める、ファイル名のテンプレート
次の欄をノートへ写すかコピーして、自分の新しいファイル名を決めます。記事内で無料で使え、メール登録は不要です。
ファイル名と送付を残す記入欄
名前の形：［YYYYMMDD］_［相手と共有する制作物名］_［案の区別］_v［版番号］_［変更点］.［形式］
日付の意味：［作成日／送付日のどちらとして使うか］。実際に渡したファイル名：［送ったファイルの名前］。送った日：［実際の日付］。送付先の確認：［相手の窓口・確認した方法］。
まず新しく作るファイルの命名で試します。既存ファイルをまとめて改名・移動することは勧めません。末尾の形式は実際に保存した形式を書き、拡張子だけを変えて形式を変換したことにはしません。
やり取りの記録を、一枚にまとめる
案件ごとに一枚だけ、記録の文書を作ります。書くのは次の四つです。
- 決まったこと。打ち合わせで合意した内容と、その日付。
- 渡したもの。送った日、送った形、版の数字。
- 残っていること。相手の返事待ち、自分の作業待ち。
- 作業時間。日ごとに何時間使ったか。
この一枚は、月末の振り返りや、次の相談のときの材料になります。記憶ではなく記録から話せるようになります。
案件の記録メモ
決定日：［実際の日付］。決まったこと：［相手と確認できた内容］。渡した日と版：［送った日・ファイル名・版番号］。
返事待ちと確認予定：［確認したい内容・相手・確認する日］。次の作業：［自分が進める一工程］。作業時間：［記録した時間・残していなければ『未記録』］。
記入欄はノートへ写すかコピーして手元で書きます。記事に実際の案件データを送信する機能はありません。無料で、メール登録は不要です。
渡した版と確認してほしい点をメールで伝えるときは、納品メールのテンプレートを自分の事実に合わせて使えます。
相手の判断待ちで次へ進めないときは、確認の返事が来ないときの連絡文で確認対象と希望する回答日を整理できます。
終わったあとの片づけまで決める
終わった案件を置いたままにすると、次の案件が埋もれます。納品したら、その日のうちに片づけます。
- 案件のフォルダを、終わったものをまとめる場所へ移す。制作データは、画像や映像の参照が切れることがあるので、移したあとに一度開いて確かめる。
- 預かったデータについて、返すか消すかの取り決めと、納品が完了しているかを先に確かめる。
- 残す必要のない途中データは、取り決めを確かめたあとで整理する。判断がつかないものは残す。
- 消す時期が決まっているものは、その日付を予定に書く。
- 記録の一枚に、かかった時間の合計と気づきを書き足す。
片づけにかかるのは、五分ほどを目安と考えてください。次に同じ相手から声がかかったとき、この数分が効きます。
確かめるチェックリスト
- 案件ごとに四つの入れ物を作った
- 預かったものと、渡したものを分けた
- 日付を先頭にした名前の付け方を決めた
- 最終・最新という言葉を使っていない
- 案件ごとの記録を一枚にまとめている
- 預かったデータの扱いを、相手に確かめる項目として書き出した
- 移したあとにファイルを開き、素材の読み込みが切れていないか確かめた
- 終わったあとの片づけの手順を決めた
今日やること
今いちばん散らかっている案件を一つ選び、四つの入れ物を作って移します。全部は移さなくて構いません。
- 四つの入れ物を作る。
- 相手からもらったデータだけを、預かったものへ移す。
- 送った日付が分かるデータを、渡したものへ移す。
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編集注：ファイル名と案件名は、記事の説明のために編集部が作成した仮の記入例です。特定の道具やサービスの仕様には触れておらず、データの保管期間や取り扱いの取り決めについても判断していません。