納品メールに何を書く？確認しやすい案内の文例

作ったものを送るとき、ファイルを添えて「ご確認ください」とだけ書いてしまうことがあります。受け取った側は、何をどう見ればよいか分からず、確認が止まります。

納品の連絡には五つを書きます。渡すもの、見てほしい点、直した箇所、確認のお願いと期限、そのあとの流れ。順番もこのとおりです。

ここでは、講習会で使うスライド資料を作る仕事を例にします。

五つの要素を、この順に並べる

順番には理由があります。先頭に来るのは、相手が今いちばん知りたいことです。

1. 渡すもの。ファイル名、数、形式。拡張子まで書き、どれが確認用で、どれが承認後の納品ファイルかを分けて示す。
2. 見てほしい点。判断してほしい箇所を先に挙げる。全体のご確認をお願いしたうえで、重点として示す。
3. 直した箇所。前回から変えた点を短く。
4. 確認のお願いと期限。いつまでに返事がほしいかを書く。
5. そのあとの流れ。確認後に何が起きるかを書く。

四つ目の期限は、催促ではありません。相手の予定に入れてもらうための情報です。理由を添えると角が立ちません。

全文の文例

五つを並べると、次の長さになります。

納品の連絡の文例

講習会の資料が仕上がりましたので、お送りします。今回お送りするのはご確認用の「20261118_講習会資料_v3_確認用.pdf」です。表紙を含めて二十四ページあります。ご確認後、印刷にお使いいただく納品ファイルを「20261118_講習会資料_v4.pdf」としてお送りします。

全体をご覧いただいたうえで、とくに二点をご確認ください。七ページ目の図に入れた数値と、十九ページ目の連絡先の表記です。どちらもいただいた資料から書き写しています。

前回からの変更点は、見出しの文字を大きくしたことと、五ページ目の写真を差し替えたことの二点です。あわせて、事前にご相談のうえ、十二ページ目の事例を一件分省いております。省いたのは昨年度の事例です。

十一月二十二日までにご確認いただけますでしょうか。当日の印刷に間に合わせるため、この日を目安にしております。

お直しがあれば、いただいてから二営業日で反映し、納品ファイルとしてお送りします。お直しがない場合も、同じ内容を納品用の形式で書き出してお送りしますので、印刷にはそちらをお使いください。

この文、日付、ページ数は、記事の説明のために編集部が作った仮の記入例です。日数は自分が守れる範囲に置き換えてください。

自分の案件に置き換える、納品メールのテンプレート

上の講習会資料の例を、自分の仕事に合わせて書くための型です。［ ］を実際の内容に置き換え、送るファイルの状態が確認用か納品用かをそろえてください。

件名から結びまでの穴埋めテンプレート

件名：［案件名］の［確認用／納品用］ファイルをお送りします

［宛名］様

お世話になっております。［案件名］の［確認用／納品用］ファイルをお送りします。

お送りするのは［納品物名］［数量］点、形式は［ファイル形式］です。［共有リンク］からご確認ください。ファイル名・版は［ファイル名・版］です。

全体をご確認のうえ、とくに［確認してほしい箇所］をご覧ください。前回からの変更点は［変更点］です。

事前にご相談した［合意済みの確認日］までにご確認いただけますと助かります。難しい場合は、ご都合のよい時期をご相談ください。

ご確認後は、［確認後に行う工程］を進めます。修正が必要な場合は内容を伺い、対応範囲と日程を確認してからご連絡します。どうぞよろしくお願いいたします。

［共有リンク］には実際に渡すリンクを入れ、仮のURLは送らないでください。変更点がなければその一文を外します。確認日をまだ合意していない場合は、日付の文を使わず、確認できそうな時期を尋ねます。返事がないことを承認とみなしたり、決まっていない修正の納期を約束したりしません。

共有リンクを送る前に確認すること

共有リンクを使う場合は、メールの文面と合わせて次の設定を確かめます。自分の画面で開けても、相手が受信し閲覧できたとは断定できません。

• 相手に必要な閲覧権限があり、相手側で開ける設定になっているか。
• 確認用と納品用のどちらの版を共有しているか。ファイル名とメールの説明は一致するか。
• 共有先のフォルダに、意図しない他の顧客の資料が含まれていないか。
• 共有期限を設ける場合、その期限を相手と確認しているか。

送信後、相手が開けないと分かったら権限やリンクを確かめて案内し直します。共有設定の確認だけを、相手による受領や確認完了の証拠にはしません。

納品リンクを開けないと言われたときの確認と返信例

相手から「リンクが開けません」と届いたら、まず、送ったリンクとファイルの名前・版を確認します。自分が開けることだけを根拠に、相手も開けると判断しません。

1. メールに貼ったリンクが、今回渡すファイルのものかを確かめる。修正前の版や別案件のリンクでないかも見る。
2. 共有先に指定した宛先と、相手が閲覧に使うアカウントが合っているかを確認する。まだ分からなければ、相手に確認してから設定する。
3. 必要なファイルだけを、合意した相手が開ける範囲で共有する。解決を急いで共有範囲を全体公開へ広げたり、別の顧客の資料を同じ場所へ入れたりしない。
4. 案内し直したら、相手に実際に開けるかを確かめてもらう。別の送り方が必要なら、相手と受け渡し方法を相談する。

共有リンクを再案内するメール

件名：［案件名］のファイル共有についての再案内

［宛名］様　ご連絡ありがとうございます。［自分の名前］です。ファイルを開けないとのこと、確認のためご連絡しました。

今回お渡しするファイルは［ファイル名・版］です。共有設定の確認状況は［確認できたこと・実際に変更したこと］です。共有リンクをあらためてご案内します。［共有リンク］

［閲覧用のアカウントが未確認の場合：閲覧に使うアカウントを、合意済みの連絡先で教えていただけますでしょうか。］

お手数ですが、このリンクから開けるかお知らせください。難しい場合は、別の受け渡し方法をご相談させてください。よろしくお願いいたします。［署名］

［ ］は確認できた内容に置き換え、アカウントを確かめる必要がなければその段落は外します。ログイン用のパスワードや認証コードを聞く文面にはしません。まだ設定を直していないのに「修正しました」とは書かず、開けたという返事と、内容の確認・承認も分けて記録します。

相手の確認待ちで次の工程が止まっている場合は、確認の返事が来ないときの連絡文で確認してほしい点を整理できます。

修正版を送り直すときのメール例文

修正したファイルを送り直すときは、前回から何を変えたかと、今回確認してほしい版を先に伝えます。未対応の項目があれば、変更済みの項目と分けて書きます。

修正版ファイルを送るメール

件名：［案件名］の修正版［版］をお送りします

［宛名］様　ご確認ありがとうございます。［自分の名前］です。［今回対応した修正内容］を反映した［確認用／納品用］ファイルをお送りします。

今回のファイル名・版は［ファイル名・版］です。［共有リンク］からご確認ください。

変更した箇所：［実際に変更した箇所］。まだ確認が必要な点：［未確定の点／なければ「ありません」］。

全体をご確認のうえ、とくに［今回変更した箇所］をご覧ください。修正後の内容に相違がないか、お知らせください。よろしくお願いいたします。［署名］

［ ］は実際に対応した内容と送るファイルに置き換えます。今回見てほしい版を明記し、前回の版との取り違えがないか、ファイル名と共有リンクを確かめてから送ります。

修正版を送っただけでは、相手の確認は完了していません。未対応の項目は隠さず伝え、追加の作業や日程が必要な場合は、対応範囲と予定を相談して決めます。

見てほしい点の挙げ方

重点を挙げるのは、確認の入り口を作るためです。全体を見なくてよいという意味ではないので、その旨も一言添えます。挙げるのは、自分で決めきれない箇所と、間違えると困る箇所です。

• 相手から受け取った情報を書き写した箇所。名前、数字、連絡先。
• こちらで判断した箇所。並び順、選んだ写真、言い回し。
• 省いた箇所。入りきらない内容が出たら、その時点で相談して合意を取り、納品のときにもう一度その内容を書く。黙って省かない。

三つ目は、納品の連絡で初めて書くことではありません。入りきらないと分かった時点で相談し、了承をもらってから進めます。納品のときは、合意した内容をもう一度書き添えます。

渡したあとに、自分の側で残すもの

送ったら終わりではありません。次の仕事のために、その日のうちに記録します。

1. 送った日、送ったファイルの名前と版を記録する。
2. 見積もった時間と、実際にかかった時間を並べて書く。
3. 直しが何回あったか、どんな内容だったかを書く。
4. 次に同じ仕事を受けるときに変えることを、一行だけ書く。
5. 預かった資料の返却や削除の取り決めがあれば、その日付を予定に書く。

この記録が、振り返りと次の提案の材料になります。記憶だけに頼ると、細かい経緯があいまいになります。

確かめるチェックリスト

• どれが確認用で、どれが納品用かを、拡張子まで書いて分けた
• 見てほしい点を、二つか三つに絞って挙げた
• 前回からの変更点を書いた
• 確認の期限と、その理由を書いた
• 確認後の流れを書いた
• 入りきらない内容は事前に相談して合意し、納品時にも書き添えた
• 送った内容と作業時間を記録した

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