修正の行き違いを減らす、着手前のすり合わせ方

直しが何度も続くと、自分の腕のせいだと感じます。実際に起きているのは、同じ言葉を別の意味で使っていたことのほうが多いです。

着手前に三つを揃えます。言葉の意味を見本で揃える、決めたことを文字で残す、直しの回数と伝え方を先に決める。この三つは、行き違いを減らすための工夫です。すべてのやり直しがなくなるわけではありませんが、原因を探す手間は減ります。

ここでは、手づくりの雑貨を売る方から、店名のロゴを頼まれた場面を例にします。

言葉ではなく、見本で揃える

やわらかい感じで、という言葉は、人によって思い浮かべるものが違います。丸い形を思う人もいれば、色の薄さを思う人もいます。言葉のまま進めると、出来上がってから食い違いに気づきます。

1. 希望の言葉を、相手の言い方のまま書き取る。
2. その言葉に当てはまりそうな見本を三つ用意する（自分の過去の作や、自分で作った見本でよい）。
3. 三つを並べて、どれが近いかを選んでもらう。
4. 選ばれた理由を一言だけ聞き、書き取る。
5. 選ばれなかったものについても、違う点を一言聞く。

見本に他人の作品をそのまま使う場合は、権利の扱いに注意が必要です。この記事では扱いを判断しません。自分で作った見本でも、使った写真や書体の利用条件は確かめておきます。

選ばれなかった理由のほうが、あとで効きます。避けるべき方向が分かるからです。

決まったことを、その日のうちに一枚にする

打ち合わせの内容は、時間がたつと双方とも細部の記憶があいまいになります。あいまいになる前提で、短い確認メモを送ります。

着手前の確認メモの文例

本日はありがとうございました。伺った内容を確認させてください。相違があればお知らせください。

作るもの：店名のロゴ（横組み一種類）。方向：先ほどご覧いただいた三案のうち、二番目に近い形。理由は、文字の間が詰まりすぎていないため。

避ける方向：一番目のような、角の立った形。ご提供いただくもの：店名の正式な表記。お渡しするもの：画像データ一式。

初回の案は三案、今月十八日にお送りします。お直しは二回まで、それ以降は改めてご相談させてください。

この一枚があると、あとで話が変わったときにも、責める話にならずに済みます。どこから追加なのかを、同じ紙で確かめられるからです。

直しの伝え方まで、先に決めておく

回数だけ決めても、伝え方が決まっていないと数えられなくなります。次の三つを添えます。

• まとめて伝えてもらう。思いついた順に届くと、直しが往復し続ける。
• どこを、どうしたいかの形で書いてもらう。「もう少し」だけだと、また揃わない。
• 社内で見る人がいる場合は、全員の意見がまとまってから送ってもらう。

頼みにくく感じるなら、理由を添えます。早くお渡しするために、まとめていただけると助かります。この一言で伝わります。

修正内容をまとめていただく依頼文

ご確認ありがとうございます。行き違いを減らすため、修正したい点を次の形でまとめていただけますでしょうか。

該当箇所：［ページ・画像名・動画の時刻など］

今の状態：［現在の文章や見え方］

希望する状態：［差し替える文章・変えたい点］

確認したいこと：［判断に迷う点があれば］

複数の方が確認される場合は、ご意見をまとめてお送りいただけると助かります。内容を確認し、対応範囲とお戻しできる日程をご連絡します。

［ ］は相手に書き込んでもらう欄です。たとえば「もう少し目立たせたい」だけなら、どの箇所を誰に気づいてほしいかを確かめます。差し替え文が決まっている場合は、その文章も一緒にもらいます。

修正の中に新しい制作物や用途の変更が含まれるときは、追加依頼の整理と返答例で、当初の依頼と今回増える作業を分けて整理します。対応範囲・費用・日程を確かめてから返事をします。

修正依頼を受けたときの、確認返信メール

修正したい点が届いたら、先に受け取ったことを伝えます。すぐ直し始める前に、対象のファイルや版、変更する箇所、希望する状態をそろえましょう。内容や日程がまだ決まっていないときは、確認中であることを伝えます。

修正内容と日程を確認する返信の下書き

件名：［案件名］の修正内容の確認

［宛名］様　ご確認と修正のご連絡をいただき、ありがとうございます。［自分の名前］です。

対象は［ファイル名・送付日・版番号］、変更する箇所は［ページ・画像名・動画の時刻など］と理解しています。［変更前の状態］を［希望する状態］へ変更する、という内容で相違ないでしょうか。

作業前に［未確認の点］を確認させてください。［相手に確認・用意してほしいこと］をお知らせいただけますと助かります。

対応範囲は［確認できた内容／まだ確認中の内容］です。日程は［対応できる候補／未定なら『内容を確認したうえでご相談します』］。確認がそろってから、進め方をお伝えします。

よろしくお願いいたします。［署名］

確認済みの項目を重ねて尋ねる必要はありません。不要な段落は削り、［ ］を自分が確認できた事実に置き換えて使ってください。予定が決まる前に納品日を約束したり、返事がないことを了承とみなしたりしません。この文面を送っただけで、修正範囲や日程の合意が成立したと判断するものではありません。

新しい制作物や用途の変更が含まれている場合は、追加依頼の確認事項と返信例で、当初の範囲と今回の要望を分けて書き出せます。費用や日程の扱いは、確認した条件に沿って相談します。

ずれの気配は、途中で拾う

完成させてから見せると、直しは大きくなります。途中で一度だけ、粗い状態で見せます。

見せる相手には、何を見てほしいかを添えます。「色はまだ仮です。文字の形の方向だけご覧ください」と書けば、細かい指摘で往復せずに済みます。

次の言葉が出たら、一度手を止めて確かめます。「思っていたのと少し違う」「ほかの案も見てみたい」。どこが違って見えるかを聞けば、ずれかどうかが分かります。「社内でも相談してみます」は、決められた手順の場合もあります。何を相談されるのかを一言たずねて、待つ期間だけ確かめます。

確かめるチェックリスト

• 希望の言葉を、相手の言い方のまま書き取った
• 見本を三つ並べて、近いものを選んでもらった
• 選ばれなかった理由も聞いた
• 決まったことを確認メモにして、その日のうちに送った
• 直しの回数と、伝え方を先に決めた
• 途中で一度、粗い状態で見せる日を決めた

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