忙しくて引き受けられないときの、断り方と相談の仕方
断る前に、受けられる形がないかを見る
引き受けられないときに返事が遅れるのは、断り文句を探しているからです。返事が遅れるほど、相手は動けなくなります。
断るかどうかの前に、受けられる形がないかを見ます。時期、量、範囲。この三つのどれかを動かせば受けられることは、よくあります。動かせないと分かったときに、短く断ります。
ここでは、続けて仕事を頼んでくれている相手から、今の手一杯の時期に新しい依頼が来た場面を例にします。
断る前に、三つを動かせるか見る
返事をする前に、紙の上で確かめます。かかるのは五分です。
- 時期。来月なら受けられるか。相手の締め切りは動くのか。
- 量。全部は無理でも、一部なら受けられるか。
- 範囲。作る作業だけを受け、やり取りは相手が担う形にできるか。
三つとも動かせないなら、断る判断は正しいことになります。確かめてから断ると、後ろめたさが残りません。
この記事で扱うのは、自分で受ける場合の調整だけです。ほかの人を紹介する進め方は、相手と紹介先の双方に確認することが増えるため、ここでは扱いません。
時期や量をずらす相談の文例
相談の文は、受けたい気持ちを先に書き、次に条件を書きます。
時期をずらす相談の文例
ご依頼ありがとうございます。お受けしたいのですが、今月は先にお約束している作業が入っており、十分な時間が取れません。
十二月に入ってからの着手でしたら、今までと同じ形でお受けできます。お急ぎでしたら、いま進めている分の目処が立つ十一月二十五日以降に、量を減らしてお受けする形も考えられます。
ご都合をお知らせいただけますでしょうか。
できない理由を細かく書く必要はありません。書きすぎると、言い訳を並べたように読まれます。いつなら、どの形でなら、を書けば足ります。
はっきり断るときの文例
動かせないときは、あいまいにしません。相手が次の手配に移れるように、短く伝えます。
断るときの文例
ご依頼ありがとうございます。せっかくお声がけいただいたのですが、今回はお受けできません。
ご希望の納期に間に合わせるだけの時間が取れず、中途半端な形でお渡しすることになるためです。
またご相談いただける機会がありましたら、うれしく思います。年明け以降でしたら、時間を取りやすくなる見込みです。
- 受けられないことを、最初の二文で伝える。
- 理由は一つだけ、事実として書く。
- 次に相談できる時期があれば添える。ない場合は無理に書かない。
- 連絡に気づいたら、できるだけ早く返す。返信の期限を伝えてある場合は、その期限内に送る。
新しい依頼を断る、短い返信テンプレート
ご相談ありがとうございます。［依頼の内容］について、今回はお引き受けできません。
［実際の理由を一つだけ］のため、ご希望の［納期・条件］に対応することが難しい状況です。
お力になれず恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
このテンプレートは、これから受けるか判断する依頼への返信用です。すでに約束した仕事の取りやめには、そのまま使いません。［ ］は自分の事実だけで埋め、次に相談できる時期が分からなければ約束を添えません。
新しい依頼を受ける余力の判断に迷うときは、自分の働き方と余力を点検する記事で使える時間と作業の状況を整理してください。
断る理由は、どこまで詳しく書く？
今回対応できない理由を、事実の範囲で一つに絞って伝えます。たとえば、希望の納期までに必要な作業時間を取れない場合は、そのことを短く書きます。
ほかの取引先の名前や詳しい予定まで説明する必要はありません。自分にはない事情を、断るための理由として作らないでください。
予算が合わない依頼を断るときは？
ここまでの仮例のような忙しさではなく、予算と作業範囲が合わない新しい依頼では、その不一致を短く伝えます。忙しくないのに忙しいといった理由を作る必要はありません。値下げを無理に引き受けたり、次回の受注を約束したりせず、今回は受けられないことを明確にします。
予算と作業範囲が合わないときの返信文
件名：［依頼の内容］についてのご返信
［宛名］様 ご相談いただき、ありがとうございます。［自分の名前］です。
ご提示いただいたご予算では、［求められている作業範囲］への対応が難しいため、今回はお引き受けを見送らせていただきます。
せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。［署名］
［ ］は実際の依頼に置き換えます。予算に合わせて範囲を調整するなら、自分が対応できる工程と含めない作業を示し、相手の希望を聞いてから条件を確かめます。調整が難しければ、無理に代案を出さず、上の文のように断ります。この文例はこれから受けるか決める新規依頼用で、すでに約束した仕事の取りやめには使いません。
担当範囲と含めない作業を分けて考えるときは、含めない作業の決め方を確認してから、必要なら相談文を作れます。
専門外で対応できない依頼を断るときは？
求められた作業を自分では担当できないときは、対応できない範囲を短く伝えます。忙しさを理由に置き換える必要はありません。依頼内容が曖昧なら、担当してほしい工程を確かめてから判断します。
専門外の依頼を断る返信例
件名：［依頼の内容］についてのご返信
［宛名］様 ご相談いただき、ありがとうございます。［自分の名前］です。
ご相談いただいた［求められている作業］は、現在私が対応している業務の範囲外のため、今回はお引き受けできません。
せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。［署名］
［ ］は実際に求められた作業と自分の対応範囲に置き換えます。これは、これから受けるか決める新しい依頼への返信例です。すでに約束した仕事の取りやめには、そのまま使いません。
一部の工程なら担当できる場合は、その範囲だけを示して相談できます。ただし、残りの工程を誰が担当するかが決まらないうちは、仕事全体を引き受けると確約しません。対応できない場合に、無理に代案や紹介先を添える必要はありません。
次に受けられる時期が分からないときは？
次に受けられる時期が決まっていなければ、無理に時期を添えません。「空いたら必ず受けます」といった約束もしません。
受けられる時期が未定のときの返信例
ご相談ありがとうございます。［依頼の内容］について、今回はお引き受けできません。
今後の予定がまだ決まっていないため、対応できる時期をお約束できない状況です。お力になれず恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
この文例は、実際に次に受けられる時期が未定のときだけ使います。［依頼の内容］は自分が受けた相談に置き換え、すでに約束した仕事の取りやめには使いません。
受けるか判断する時間が必要なときは？
すぐに答えられないときは、自分の予定と依頼の作業範囲を確認します。いつ返答できるかを伝え、その時点ではまだ引き受けると確約しません。
受けられるか確認中の返信例
ご相談ありがとうございます。［依頼の内容］について、作業の状況を確認し、［返答できる日時］までにお受けできるかご連絡します。
現時点では、お引き受けできるかは未定です。
［返答できる日時］は自分が守れる時刻へ置き換えます。これは引き受けるかどうかを返す日時で、納品の期限ではありません。すでに約束した仕事の取りやめには使いません。
断ったあとに、関係を細く保つ
一度断ると、次は来ないのではないかと不安になります。取引が続くかどうかは相手の事情にもよるので、こちらで決められることは多くありません。連絡を取ってよい関係なら、手が空く時期を一度だけ知らせておく方法があります。
断ったあとにできることは、多くありません。手が空く時期が来たら、一度だけ短く連絡します。それ以上は追いません。
手が空いたときの連絡の文例
先月はご依頼をお受けできず、失礼いたしました。年明けからは時間を取れる見込みです。もしお手伝いできることがありましたら、お声がけください。
断った件がその後どうなったかを尋ねるのは、相手の負担になります。こちらの状況だけを伝えて終わります。
確かめるチェックリスト
- 返事を、気づいてからできるだけ早く（伝えてある返信期限内に）送った
- 時期・量・範囲の三つを動かせるか確かめた
- 受けられる形があれば、先に提案した
- 断る場合は、最初の二文で伝えた
- 理由を一つだけ、事実として書いた
- 次に相談できる時期があれば添えた
- 断ったあと、追いかけすぎていない
今日やること
断る文と、時期をずらす相談の文を、一つずつ書いて手元に置きます。書いておけば、必要になった日にそのまま使えます。
- 相談の文を三行で書く。いつなら、どの形でなら受けられるかを入れる。
- 断る文を三行で書く。理由は一つだけにする。
- 二つとも、すぐ取り出せる場所に保存する。
記事・教材・講座の案内をメールでも受け取りたい方は、おたよりの内容をご覧ください。
編集注：断り方と相談の文例は、記事の説明のために編集部が作成した仮の記入例です。実在の取引先とのやり取りではなく、特定の断り方が良い結果につながることを保証するものでもありません。