見積もり前に整理する、作業範囲と所要時間
金額を考える前に、作業を数える
見積もりが怖いのは、いくらと言えばよいか分からないからではありません。何をするのかが自分でも決まっていないまま、金額だけ出そうとするからです。
先に作業を数えます。工程に分け、工程ごとの時間を出し、範囲の外に置く作業を決める。ここまで終われば、金額の話は自分の時間を土台にできます。
ここでは、小さな喫茶店のメニュー表を作り直す相談を例にします。この記事では金額の決め方そのものは扱わず、作業の数え方だけを扱います。
工程に分けて、時間を書き入れる
作る時間だけを数えると、足りなくなりがちです。やり取りと確認後の直しも工程に入れます。ただし、相手の確認を待っている時間は自分の作業ではありません。手を動かす実作業時間と、確認待ちを含む日程は、別々に数えます。
表は横にスクロールできます。
| 工程 | することの中身 | 見込み時間 |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 品目と載せ方の希望を聞く | 一時間 |
| 原稿の整理 | 品目名と説明文を一覧に整える | 一時間半 |
| 下書き | 紙面の割り付けを二案つくる | 三時間 |
| 確認と直し | 選ばれた案に手を入れる（二回まで） | 二時間 |
| 仕上げ | 印刷に渡す形で書き出す | 一時間 |
| 連絡と記録 | やり取り、日程の調整、作業記録 | 一時間 |
工程表に並べた時間は、編集部が例として置いた仮の数字です。時間は自分が実際にかかった記録に置き換えてください。
合計すると、この例では九時間半です。これが一件ぶんの実作業時間で、週の予定に入るかどうかの判断に使えます。相手の確認に三日かかるなら、日程はその三日を足して考えます。作業時間と日程を混ぜないでください。
範囲の外に置く作業を、先に決める
範囲の外に置くのは、断るためではありません。どこから別の相談になるかを、双方が同じ場所で見るためです。
- 回数で区切るもの。直しは二回まで、そこから先は別に相談する。
- 内容で区切るもの。品目が増える場合、写真を撮る場合など。
- 誰がするかで区切るもの。文章を考えるのは相手か自分か。
- 時期で区切るもの。渡したあと、しばらく経ってからの手直し。
四つとも、起きてから決めると気まずくなります。数える段階で紙に書いておくと、あとの会話が事務的に済みます。
数えられない部分は、確かめる項目にする
時間を書き入れようとして手が止まる工程があります。多くは情報が足りていない場所ですが、やったことがない作業で見当がつかない場合もあります。理由が違えば、次にすることも変わります。
- 時間が書けなかった工程に印をつける。
- 書けない理由を一言で書く（数が分からない、形式が不明、など）。
- 理由を質問の形に直す。
- 質問をまとめて一度に送り、返事が来てから時間を埋める。
- やったことがない作業で見当がつかない場合は、質問では埋まらない。似た作業を自主練習で一度やって、かかった時間を測る。
- それでも埋まらないまま出す場合は、その部分を見込みと明記する。
時間を出す前に、相手へ確認するメモ
ご相談ありがとうございます。作業量を確認するため、先に次の点を教えていただけますでしょうか。
納品するものは［対象の納品物］で合っていますでしょうか。点数とお渡しする形式も教えてください。
写真・原稿などの素材は、どなたがご用意されますか。こちらで受け取れる時期も教えてください。
初稿のご希望日、確認に必要な期間、納品希望日を教えてください。修正の対象と、確認をまとめてくださるご担当者も確認したいです。
［まだ決まっていない項目］については、決まり次第お知らせください。ご回答後に作業範囲と必要な時間を整理してお伝えします。
［ ］は実際の依頼内容に置き換え、すでに分かっている項目や当てはまらない質問は外してください。分からないまま数字を決めず、未確認の条件と見込みの部分を分けて伝えます。
- 情報不足：納品物の点数・形式など、相手しか分からない条件を質問にする。
- 未経験：似た小さな作業を試して時間を測り、実案件の経験ではなく見込みであることを伝える。
- 確認待ち：自分の実作業時間には足さず、相手の回答や確認を待つ期間として日程に入れる。
終わったら、見込みと実際を並べる
数え方を見直すには、終わった仕事で見込み時間と実際の時間を並べて確かめる方法があります。
振り返りの記入例
見込み九時間半、実際十二時間。増えたのは下書きの工程で、二案のうち一案を作り直したため。
次回に直すこと。案を出す前に、手書きの走り書きで方向だけ確かめる。
数件を並べると、短く見積もりがちな工程に気づくことがあります。次の見込みでは、その工程の時間を記録に基づいて調整します。
確かめるチェックリスト
- 作る作業以外に、やり取りと記録の時間も工程に入れた
- 工程ごとの見込み時間を書き、合計を出した
- 直しの回数を、何回までと決めた
- 別の相談になる内容を、先に書き出した
- 時間を書けなかった工程を、質問の形にした
- 見込みと実際を並べて記録する場所を決めた
今日やること
進行中か、直近に終わった仕事を一件選び、工程の表を書きます。時間は思い出せる範囲で構いません。
- 工程を六つ前後に分けて書き出す。
- 工程ごとに見込み時間を書き、合計する。
- 範囲の外に置く作業を三つ書き足す。
保存して使える、作業範囲と時間の準備メモ
記事の工程表は説明用の仮例です。自分の案件の作業範囲、工程ごとの時間、確認待ちの日程をメモに書き込めます。無料で、メール登録は不要です。保存後にテキストエディターで編集できます。
仕事の準備に使うほかのメモは、無料テンプレート集にまとめています。プロフィールや初回相談の記入メモも選べます。
仕事の準備シートを使う
準備シートの「初回相談メモ」には、納品物と本数・形式、初稿・確認・納品の日程、確認する人・修正範囲の欄があります。見本と同じ項目を自分のノートに写し、その横に工程ごとの時間を書き足しておくと、次の相談のときに一から数え直さずに済みます。
シートの見本へ編集注：工程表、時間、振り返りの文は、記事の説明のために編集部が作成した仮の記入例です。ここでいう見積もりは作業量の見積もりを指し、税務上の扱いや相場については述べていません。